Wie finde ich die passende Zeiterfassung?


Sie sind auf der Suche nach der richtigen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Keine Sorge, wir helfen Ihnen! Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie sich zunächst diese sechs Fragen stellen.

Darauf sollten Sie bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems achten.

Sich für das richtige Zeiterfassungstool zu entscheiden, kann schwerfallen. Die Zahl der Anbieter ist groß und könnte in Sachen Funktionen, Benutzeroberfläche und Kosten unterschiedlicher nicht sein. Die folgenden Fragen sollen Ihnen dabei helfen, die Rahmenbedingungen für die Einführung festzulegen.


Was müssen Sie rechtlich beachten?

Zunächst ist es wichtig, die rechtlichen Vorgaben bezüglich der Arbeitszeiterfassung zu kennen und entsprechend umzusetzen. Bereits seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) am 14. Mai 2019 müssen Arbeitgebende in der EU die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmenden erfassen, und zwar verlässlich, objektiv und zugänglich. Wie die Zeit erfasst wird, also die konkrete Gestaltung der Zeiterfassung, fällt in die Zuständigkeit der Staaten.

In Deutschland wurde, basierend auf der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, am 13. September 2022, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeführt. Momentan wird in dem aktuellen Entwurf die politische Regulierung des „Wie" und der Ausnahmen behandelt. Alles Rechtliche, das Sie dazu wissen müssen, lesen Sie in diesem Blogartikel. In Österreich und der Schweiz gibt es die verpflichtende Arbeitszeiterfassung schon seit längerer Zeit.

In welcher Branche sind Sie tätig?

Auch das Geschäftsfeld, in dem Sie tätig sind, kann einen Einfluss darauf haben, welche Funktionen Sie von einer Zeiterfassung benötigen. Denn je nach Branche und Art der Tätigkeit können unterschiedliche Anforderungen an ein Zeiterfassungstool gestellt werden. Ein Unternehmen in der Baubranche hat natürlich andere Ansprüche an eine Zeiterfassung als ein Handwerksbetrieb oder eine Arztpraxis.

Sind Ihre Mitarbeitenden viel im Außendienst tätig, wird eine flexible Zeiterfassungsform Voraussetzung sein. Da empfiehlt sich eine mobile Zeiterfassung, via App. Für Mitarbeitende, die überwiegend am gleichen Standort tätig sind, könnte auch eine Zeiterfassung via Terminal in Frage kommen, bei dem die Mitarbeitenden ihre Zeit mittels Chip oder Karte buchen.

Auch branchenspezifische Gesetze und Vorschriften sollten bei der Wahl berücksichtigt werden wie beispielsweise die Abbildung von Nachtarbeitszuschlägen. Ein Tool, das für eine andere Branche konzipiert wurde, kann hier schnell an seine Grenzen stoßen und zu Problemen führen. Daher lohnt es sich, im Vorfeld genau zu überlegen, welche Anforderungen Ihre Branche stellt.

Wie groß ist Ihr Team?

Eine der wichtigsten Fragen bei der Suche nach der richtigen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen ist die Größe Ihres Teams. Denn je größer das Team, desto komplexer wird auch die Verwaltung und Überwachung von Arbeitszeiten. In diesem Fall benötigen Sie eine Lösung, die flexibel genug ist, um mit Ihrer wachsenden Mitarbeiterzahl Schritt zu halten. Es gibt verschiedene Tools auf dem Markt, die sich für kleine oder große Teams eignen.

Wir empfehlen Ihnen daher eine Software, deren Funktionsumfang in verschiedenen Paketen erhältlich ist und bei dir Sie jederzeit die Anzahl der User und den Umfang der Funktionen erhöhen können.

Welche Anforderungen haben Sie?


Wir haben bereits unter Punkt 3 und 4 über die Anforderungen in puncto Branche und Unternehmensgröße gesprochen. Hier geht es darum, wie Ihr Arbeitsalltag aussieht, also Ihre individuellen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Was muss diese daher abbilden können, um Sie im Alltag perfekt unterstützen zu können, wie beispielsweise:

  • Verrechnen Sie Arbeitszeit an Ihre Kundinnen/Kunden, dann benötigen Sie sicher eine Projektzeiterfassung, bei der Sie die erfasste Zeit direkt Aufgaben und Kundinnen/Kunden zuordnen können.
  • Arbeiten Ihre Mitarbeitenden an Sonn-, Feiertagen oder in der Nacht? Dann sollte Ihre Zeiterfassung höchstwahrscheinlich Zulagen und Zuschläge abbilden können.
  • Sollten Ihre Mitarbeitenden im Außendienst tätig sein, dann benötigen Sie die Abbildung von Reisezeiten.

Was sollte das Tool außer Arbeitszeiterfassung noch können?

Ein Tool zur Arbeitszeiterfassung ist heutzutage unverzichtbar für jedes Unternehmen. Doch es gibt noch weitere Funktionen, die ein solches Tool erfüllen sollte, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.

So kann beispielsweise eine Urlaubsplanungsfunktion integriert werden, um den Überblick über die Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu behalten. Auch eine Aufgaben- und Projektmanagement-Funktion kann sinnvoll sein, um alle Projekte und Aufgaben im Blick zu haben und gegebenenfalls Prioritäten setzen zu können. Mit welcher Software für ERP, CRM, Projektmanagement oder Lohnbuchhaltung arbeiten Sie im Unternehmen? Hier können Ihnen Schnittstellen einiges an zusätzlichem Aufwand abnehmen.

Wie sieht Ihr Budget aus?

Es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt, mit verschiedenen Preisstrukturen und Funktionalitäten. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie sich überlegen, wie viel Geld Sie bereit sind auszugeben und welche Funktionen Ihnen wichtig sind.

Vergleichen Sie auch das Verhältnis von Preis und Leistung.

Profi-Tipp: Achten Sie darauf, welche Support-Leistungen in den Kosten bereits inkludiert sind wie Wartungsgebühren, Zahlungen für Updates, Kunden-Support und welche nicht in den Kosten enthalten sind.

Das klingt jetzt nach ziemlich viel, oder? Auf der sicheren Seite sind Sie mit einem multifunktionalen und skalierbaren Tool, wie TimeTac next. TimeTac next bietet Ihnen den perfekten Einstieg in die digitale Zeiterfassung.

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