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Zeiterfassung leicht gemacht: 3 Tipps zur Motivation Ihrer Mitarbeitenden
Lesezeit:3 Minuten
Zuletzt bearbeitet 20.11.2024
Sie möchten eine Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen einführen, sind sich aber unsicher, wie Ihre Mitarbeitenden darauf reagieren werden? Damit die Nutzung der Zeiterfassungslösung ein voller Erfolg wird, ist es entscheidend, dass die Mitarbeitenden von den Vorteilen überzeugt sind. In diesem Beitrag teilen wir drei wissenschaftlich fundierte Tipps, die Ihre Teams zur Zeiterfassung motivieren.
Motivationsfaktoren verstehen: Schlüssel zur erfolgreichen Zeiterfassung
Um Ihre Mitarbeitenden erfolgreich zu unterstützen, sollten Sie die zwei grundlegenden Kategorien der Motivation kennen. Oftmals konzentrieren sich Führungskräfte zu stark auf extrinsische Motivation, die durch äußere Anreize wie Prämien entsteht. Entscheidend für das Wohlbefinden und die Leistung Ihrer Mitarbeitenden ist jedoch die intrinsische Motivation – das Engagement, das aus den eigenen Wünschen resultiert.
Es kann herausfordernd sein, die Mitarbeitenden intrinsisch zu motivieren. Die Selbstbestimmungstheorie gibt Ihnen hier wichtige Hinweise: Die Erfüllung der drei psychologischen Bedürfnisse – Kompetenz, Autonomie und Verbundenheit – trägt wesentlich zur Arbeitsmotivation bei.
Hier sind hilfreiche Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zur Zeiterfassung zu motivieren:
1. Kommunizieren Sie die Vorteile der Zeiterfassung
Transparenz ist der Schlüssel! Erklären Sie Ihrem Team, warum Zeiterfassung nicht nur für das Unternehmen notwendig, sondern auch für sie von Vorteil ist. Das Gefühl, einen klaren und wichtigen Zweck zu verfolgen, steigert die Motivation.
Binden Sie alle Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein und verdeutlichen Sie die positiven Aspekte einer digitalen Zeiterfassung. So fördern Sie das Gefühl der Verbundenheit.
Erklären Sie detalliert, wofür die erfassten Zeiten genutzt werden. Beispiele sind:
- Die gesetzliche Verpflichtung zur Dokumentation der Arbeitszeiten, künftig auch in elektronischer Form.
- Der Zusammenhang zwischen dem Zeitkonto und der ordnungsgemäßen Vergütung, was zu einer fairen Entlohnung beiträgt.
- Wie eine Zeiterfassung hilft, Überstunden, Mehrstunden und Urlaubsansprüche transparent zu machen, was Rückstellungen erleichtert und Übersichtlichkeit schafft.
- Der Einsatz erfasster Daten für Berichte, die Ihnen helfen, den Aufwand bei Projekten transparent zu machen.
2. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der Zeiterfassung
Ein gut verständliches System ist entscheidend. Damit Ihre Teams die neue Zeiterfassung effektiv nutzen, ist eine umfassende Einweisung notwendig. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei den ersten Schritten, um ihre Kompetenzen zu stärken und die intrinsische Motivation zu wecken.
- Wählen Sie eine intuitive Zeiterfassungslösung und testen Sie diese idealerweise im Team vor der Entscheidung.
- Nutzen Sie Schulungsangebote des Anbieters, wie kostenlose Webinare zur Einführung.
- Geben Sie klare Vorgaben und Rahmenbedingungen, damit Aufgaben präzise erfasst werden.
3. Gestalten Sie die Zeiterfassung einfach und flexibel
Ein modernes Zeiterfassungssystem wie TimeTac ermöglicht es, geleistete Stunden jederzeit und überall zu erfassen – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. Diese Flexibilität fördert die Autonomie Ihrer Mitarbeitenden.
Autonomie bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden selbstständig handeln können und aktiv in ihre Tätigkeiten eingebunden sind. Sie steuern ihre Handlungen und nutzen ihre Ressourcen effizient.
Die Motivation Ihrer Mitarbeitenden ist stark mit ihrem Gefühl von Autonomie verbunden. Hier sind einige Ansätze, um dieses Empfinden zu fördern:
- Bieten Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle an.
- Gestalten Sie Kern- und Gleitzeiten flexibel.
- Erlauben Sie es, Pausen nach Bedarf zu nehmen und zu buchen.
- Geben Sie Raum für selbstständige Planung von Zeit und Aufgaben.
Denken Sie daran, dass es Zeit braucht, bis Ihre Teams sich an die neuen Prozesse gewöhnen. Seien Sie geduldig und unterstützen Sie sie aktiv bei der Umstellung. Holen Sie regelmäßig Feedback ein und passen Sie Ihre Maßnahmen gegebenenfalls an.
