Inhaltsverzeichnis
Startseite > blog > Tipps und Tricks
Warum Sie Sich von Excel verabschieden sollten
Zuletzt bearbeitet 05.11.2024
Bevor Sie sich fragen: „Wo ist meine Vorlage, damit ich in Excel einfach meine Arbeitszeit erfassen kann?“ Lassen Sie uns in den nächsten paar Minuten Ihren Blickwinkel verändern! In der heutigen digitalen Welt, in der Effizienz und Genauigkeit in der Arbeitszeiterfassung von größter Bedeutung sind, ist Excel als Tool zur Zeiterfassung nicht mehr zeitgemäß. Obwohl Excel in der Vergangenheit oft als kostenlose und einfache Lösung für die Arbeitszeiterfassung genutzt wurde, hat es einige gravierende Mängel, die den Workflow beeinträchtigen können.
Warum Excel für die Zeiterfassung nicht mehr zeitgemäß ist
Bevor Sie sich fragen: „Wo ist meine Vorlage, damit ich in Excel einfach meine Arbeitszeit erfassen kann?“ Lassen Sie uns in den nächsten paar Minuten Ihren Blickwinkel verändern! In der heutigen digitalen Welt, in der Effizienz und Genauigkeit in der Arbeitszeiterfassung von größter Bedeutung sind, ist Excel als Tool zur Zeiterfassung nicht mehr zeitgemäß. Obwohl Excel in der Vergangenheit oft als kostenlose und einfache Lösung für die Arbeitszeiterfassung genutzt wurde, hat es einige gravierende Mängel, die den Workflow beeinträchtigen können.
Zu großer Zeitaufwand
„Halt! Wo ist meine Tabelle? Habe ich nicht gerade eine neue Spalte mit der passenden Formel eingefügt?“ Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ein großes Problem mit Excel ist der Mangel an Automatisierung, die potenzielle Fehleranfälligkeit bei der Zeiterfassung und der damit verbundene Zeitaufwand. Überlegen Sie sich, wie viel Zeit und Aufwand es ist, die passende Formel für Ihren Zweck zu finden, oder einfach die Minusstunden Ihrer Mitarbeitenden in die richtigen Spalten oder Tabellen zu übertragen! Eine falsch eingegebene Zahl oder eine vergessene Zelle kann zu ungenauen Berechnungen und verfälschten Daten führen. Bis alle Mitarbeitenden dann ihre Excel-Tabellen korrekt abgelegt oder eingereicht haben, kann es oftmals dauern. Sparen Sie sich das Nachlaufen und Warten! Digitale Zeiterfassungssoftware bietet automatische Berechnungen, die auf vordefinierten Formeln basieren, was wiederum eine enorme Zeitersparnis bedeutet.
Nicht zuletzt ermöglicht der Einsatz digitaler Zeiterfassungssoftware auch Ressourceneinsparungen im Vergleich zu Excel. Durch automatisierte Prozesse und die effiziente Verwaltung von Arbeitszeiten können Unternehmen Zeit und Geld sparen. Kein Nachlaufen, Nachkontrollieren und kompliziertes Ausrechnen mehr! Die Integration der Zeiterfassung in bestehende Systeme und Workflows erleichtert auch die Verwaltung der eigenen Ressourcen.
Mangelnde Funktionalität
Ein weiteres Problem von Excel ist die begrenzte Funktionalität im Vergleich zu digitaler Zeiterfassungssoftware. Excel bietet zwar grundlegende Funktionen mittels Formeln wie das Hinzufügen von Arbeitsstunden und das Berechnen von Überstunden, aber es fehlt an spezifischer Funktionalität, um individuelle Anforderungen der Unternehmen (beispielsweise verschiedene Arbeitszeitmodelle) zu erfüllen. Digitale Zeiterfassungssoftware hingegen bietet eine Vielzahl von Funktionen, wie das Anpassen von Arbeitszeiten an verschiedene Projektphasen, oder das Erfassen von Urlaubs- und Krankheitstagen.
Keine Mobilität und Flexibilität
Heute habe ich vierzig Minuten Pause gemacht, dafür bin ich gestern um 08:00 Uhr schon im Büro gewesen. Kopfrechnen und Überlegen, was in die Excel-Tabelle eingetragen wird? Stopp! Der Umstieg auf digitale Zeiterfassungssoftware bringt viel mehr Flexibilität mit sich. Statt Arbeitszeiten nachträglich manuell in Excel einzutragen, können Mitarbeitende die Arbeitszeiten einfach über ihren Browser, eine App oder einen Terminal erfassen. Ein weiterer Vorteil digitaler Zeiterfassungssoftware ist die Mobilität und Flexibilität bei der Arbeitszeitaufzeichnung. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten von überall aus und zu jeder Zeit erfassen, sei es im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Dies ermöglicht eine flexible Arbeitszeitgestaltung und passt sich den modernen Anforderungen an flexible Arbeitsmodelle an. Die Berechnungen werden automatisch durchgeführt und die Daten werden direkt gespeichert. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Verarbeitung der Arbeitszeiten.
Mangelnde Datensicherheit
Abspeichern, ausdrucken, einsammeln, ablegen — all diese Tätigkeiten stellen Sicherheitsrisiken dar. Immerhin handelt es sich um sensible Daten Ihrer Mitarbeitenden! Excel-Tabellen können leicht gehackt oder versehentlich gelöscht werden, was zu einem Verlust von wertvollen Daten führen kann. Digitale Zeiterfassungssoftware bietet hingegen moderne Sicherheitsmaßnahmen wie verschlüsselte Datenübertragung und sichere Cloud-Speicherung.
Fehleranfälligkeit
Die Zeiterfassung mit Excel bedeutet gleichzeitig auch große Fehleranfälligkeit. Denn bei der manuellen Eingabe von Arbeitszeiten können schnell Tippfehler passieren, Spalten verrutschen oder werden versehentlich gelöscht. Außerdem bedeutet das nachträgliche Eintragen von Arbeitszeit auch, dass Stunden ungenau erfasst oder gar vergessen werden. Digitale Zeiterfassungssoftware hingegen ermöglicht es, die Stunden direkt an Ort und Stelle zu tracken, minimiert das Risiko von Fehlern und sorgt für eine höhere Genauigkeit der Daten.
Geben Sie der Software eine Chance
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Excel für die Zeiterfassung nicht mehr zeitgemäß ist. Die Mängel an Automatisierung, die begrenzte Funktionalität und die potenzielle Fehleranfälligkeit machen Excel zu einer ineffizienten Lösung. Digitale Zeiterfassungssoftware hingegen bietet zahlreiche Vorteile wie Kosten- und Ressourceneinsparungen, Funktionalität, Mobilität und Flexibilität, Sicherheit und genauere Daten!
Es ist an der Zeit, Excel Lebewohl zu sagen und der Softwareoption eine Chance zu geben. Wagen Sie den Sprung in ein neues Zeitalter mit einem frischen Programm, es wird Sie nicht enttäuschen.
